E-Rechnung im Holzbau: Was bis 2027 und 2028 umzustellen ist

1. Die Rechtslage in Kürze

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat der Gesetzgeber § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) neu gefasst[6]. Seitdem unterscheidet das Gesetz zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Alles andere – Papier, aber auch ein gewöhnliches PDF – ist eine sonstige Rechnung[1].

Für Leistungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind, schreibt § 14 Absatz 2 UStG die elektronische Rechnung vor. Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen[1]. Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen; alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus die gesetzlich geforderten Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format überführen lassen[1].

Die Pflicht wird gestuft eingeführt. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 UStG[2]; das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erläutert sie in einem Fragen-und-Antworten-Katalog, Stand März 2026[5].

2. Die Fristen

Zeitraum	Rechnungen empfangen	Rechnungen ausstellen (B2B, Inland)
seit 1.1.2025	Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt[5].	E-Rechnung möglich. Papier weiter zulässig; anderes elektronisches Format (z. B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers[2].
bis 31.12.2026	unverändert	Letztes Jahr, in dem alle Aussteller für Umsätze dieses Zeitraums noch sonstige Rechnungen verwenden dürfen[2][5].
1.1.–31.12.2027	unverändert	Sonstige Rechnungen nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat[2].
ab 1.1.2028	unverändert	E-Rechnung ist Pflicht für alle Unternehmer, soweit keine Ausnahme greift[2][5].

Für 2027 kommt es also auf den Gesamtumsatz des Jahres 2026 an. Zur Einordnung: Der Lagebericht 2026 von Holzbau Deutschland weist für 2025 einen Branchenumsatz von 10,242 Milliarden Euro bei 12.033 Betrieben aus[11]. Rechnerisch sind das rund 850.000 Euro je Betrieb (eigene Berechnung aus diesen beiden Werten). Der Durchschnitt sagt wenig über den einzelnen Betrieb: 57 Prozent der Betriebe haben höchstens vier tätige Personen[11] und dürften deutlich unter der Grenze liegen. Er zeigt aber, dass 800.000 Euro für Betriebe mittlerer Größe keine ferne Zahl sind. Wer in der Nähe der Grenze liegt, sollte den Umsatz 2026 rechtzeitig mit der Steuerberatung prüfen.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG, nicht der Gewinn und nicht der Umsatz laut Auftragsbuch[2].

3. Wen es im Holzbau trifft – nach Kundengruppe

Holzbaubetriebe haben eine gemischte Kundschaft. Nach dem Betriebsvergleich von Holzbau Deutschland (Geschäftsjahr 2024) entfallen 71 Prozent des Umsatzes auf private Bauherren, 18 Prozent auf gewerbliche und 11 Prozent auf öffentliche Auftraggeber[11]. Für jede Gruppe gilt etwas anderes.

Empfänger	E-Rechnung nach UStG?	Was zu beachten ist
Unternehmer im Inland (Bauträger, Generalunternehmer, Gewerbekunden, andere Handwerker)	Ja, nach Ablauf der Übergangsfrist[1][2]	Zustimmung des Empfängers ist für die E-Rechnung nicht nötig[1]. Die Pflicht gilt nach dem Anwendungsschreiben des BMF auch, wenn der Empfänger Kleinunternehmer oder Land- und Forstwirt ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt, etwa als Vermieter einer Wohnung[13].
Private Bauherren	Nein[5]	Bei Bau- und Grundstücksleistungen bleibt die Pflicht, binnen sechs Monaten eine Rechnung auszustellen – mit Hinweis, dass der Empfänger sie zwei Jahre aufbewahren muss[1][3]. Elektronische Übermittlung nur mit Zustimmung[1].
Öffentliche Auftraggeber	Eigene Regeln	Für Aufträge des Bundes verlangt die E-Rechnungsverordnung schon heute elektronische Rechnungen, grundsätzlich im Standard XRechnung und über ein Verwaltungsportal des Bundes; ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro[9]. Länder und Kommunen haben eigene Vorgaben – fragen Sie den Auftraggeber.

Nachunternehmer und § 13b UStG

Erbringt ein Betrieb Bauleistungen an ein anderes Bauunternehmen, schuldet in vielen Fällen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Die Rechnung muss dann die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten und weist keine Steuer aus[10]. Solche Rechnungen sind B2B-Rechnungen und fallen unter die E-Rechnungspflicht. Wichtig: Die Erleichterung für Kleinbeträge gilt für Leistungen im Sinne des § 13b UStG ausdrücklich nicht[4].

Die Eingangsseite

Auf der Eingangsseite ist der Stichtag längst vorbei. Holzhandel, Hersteller von Verbindungsmitteln, Gerüstbauer und Nachunternehmer dürfen Ihnen seit 2025 E-Rechnungen schicken, ohne vorher zu fragen[1][5]. Ausnahmen sind auf der Empfangsseite nicht vorgesehen; auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können[5].

4. Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Das BMF nennt als zulässig „insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“[5].

• XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; er setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um[7]. Ohne Anzeigeprogramm ist die Datei für Menschen kaum lesbar.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das derselbe Rechnungsinhalt als XML eingebettet ist. Das Format ist kostenfrei verfügbar und kann im Geschäftsverkehr mit Unternehmen, Behörden und Verbrauchern eingesetzt werden[8].

Bei hybriden Formaten ist die Rangfolge entscheidend: Nach Auskunft des BMF bilden „die im strukturierten Teil (z. B. XML) vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil“[5]. Weicht das sichtbare PDF vom Datensatz ab, zählt der Datensatz. Für Betriebe mit gemischter Kundschaft ist ein hybrides Format dennoch oft der einfachste Einstieg, weil private wie gewerbliche Empfänger dasselbe Dokument öffnen können. Das ist eine praktische Einschätzung, keine rechtliche Vorgabe.

5. Ausnahmen

• Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden – nicht aber Rechnungen über Leistungen nach § 13b UStG[4].
• Kleinunternehmer: Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, dürfen ebenfalls immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden[4]. Das betrifft nur die Ausstellung.
• Fahrausweise gelten weiter als Rechnungen und sind ausgenommen[4].
• Endverbraucher: Für Rechnungen an Privatpersonen gelten die Regeln zur E-Rechnung nicht[5].

Wer eine Rechnung berichtigt, die als E-Rechnung ausgestellt werden musste, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung ausstellen[5].

6. Aufbewahrung und Nachweis

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, ausgestellte wie erhaltene; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde[3]. Bei einer E-Rechnung ist „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“[5]. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes PDF ersetzt die Originaldatei nicht. Die E-Mail, mit der die Rechnung kam, ist nach den Erläuterungen des Forums elektronische Rechnung Deutschland als bloßes Transportmittel grundsätzlich nicht aufzubewahren – es sei denn, sie enthält selbst aufbewahrungspflichtige Angaben[8].

Unabhängig vom Format verlangt das Gesetz, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Das kann durch „jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren“ geschehen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen[1]. Im Holzbau heißt das: Zur Eingangsrechnung gehören Bestellung und Lieferschein, zur Ausgangsrechnung Angebot, Aufmaß, Stundennachweise und Materialverbrauch der Baustelle. Für Buchungsbelege im Übrigen gilt § 147 der Abgabenordnung[12].

7. Was im Betrieb konkret umzustellen ist

Eingang

Richten Sie eine feste Adresse für Eingangsrechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Legen Sie fest, wer die Dateien sichtbar macht, sachlich prüft und freigibt – und dass die Originaldatei unverändert abgelegt wird, nicht der Ausdruck.

Stammdaten

Kennzeichnen Sie jeden Kunden: Unternehmer im Inland, Privatperson oder öffentliche Hand. Davon hängt ab, welches Format Sie schulden. Pflichtangaben wie vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt[1] müssen im Datensatz stehen – eine Lücke lässt sich dort nicht mehr mit einem freundlichen Begleitschreiben überdecken.

Rechnungsarten

Gehen Sie alle Belege durch, mit denen Sie abrechnen: Abschlags- und Schlussrechnungen, Regie- und Stundenlohnarbeiten, Rechnungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Korrekturen, Gutschriften. Das Gesetz versteht unter Rechnung „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“[1]. Wie einzelne Sonderfälle im Datensatz abzubilden sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Softwareanbieter.

Stichtag

Bestimmen Sie Ihren Stichtag: 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, sonst 1. Januar 2028[2]. Planen Sie die Umstellung in einer ruhigeren Phase davor und nicht zum Jahreswechsel.

8. Checkliste

• Postfach für Eingangsrechnungen eingerichtet, Lieferanten informiert
• Zuständigkeit für Sichtprüfung, sachliche Prüfung und Freigabe festgelegt
• Ablage der Originaldateien für acht Jahre geregelt, Zugriff im Vertretungsfall geklärt
• Kundenstamm nach Unternehmer, Privatperson, öffentlicher Hand gekennzeichnet
• Steuernummern und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Geschäftskunden vollständig
• Format entschieden (XRechnung, ZUGFeRD oder beides) und mit den wichtigsten Kunden abgestimmt
• Rechnungsarten durchgegangen: Abschlag, Schlussrechnung, Regie, § 13b, Korrektur, Gutschrift
• Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrung in Rechnungen an private Bauherren vorhanden
• Gesamtumsatz 2026 geprüft und Stichtag (2027 oder 2028) mit der Steuerberatung festgehalten
• Testrechnung mit einem Kunden und mit der Steuerberatung ausgetauscht

9. Was Software dazu beitragen kann

Die E-Rechnung ist kein Softwarethema allein, aber ohne Software nicht zu erfüllen: Ein normgerechter Datensatz lässt sich nicht von Hand schreiben. Sinnvoll ist ein System, das die Rechnung aus den Daten erzeugt, die im Betrieb ohnehin entstehen – Kunde, Baustelle, Stunden, Materialverbrauch –, statt sie in einem zweiten Programm noch einmal einzugeben. Je weniger Übertragungen von Hand, desto weniger Abweichungen zwischen Leistung und Rechnung.

ERP Holzbau von SLLR Global führt Kunden, Angebote, Rechnungen, Zahlungen und die zugehörigen Belege je Baustelle in einem System. Welche Ausgabeformate für E-Rechnungen zum Zeitpunkt Ihrer Einführung zur Verfügung stehen, klären wir im Gespräch verbindlich – fragen Sie jeden Anbieter danach, auch uns. Ein Wirkungsversprechen in Zahlen geben wir an dieser Stelle bewusst nicht ab.

Quellen

Alle Quellen wurden am 2. Oktober 2026 abgerufen; die zitierten Aussagen wurden dort geprüft.

1. Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Ausstellung von Rechnungen. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
2. Umsatzsteuergesetz (UStG), § 27 Allgemeine Übergangsvorschriften, Absatz 38. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
3. Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14b Aufbewahrung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
4. Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), § 33 Rechnungen über Kleinbeträge; ebenso § 34 (Fahrausweise) und § 34a (Kleinunternehmer). https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
5. Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025. Stand März 2026. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
6. Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) vom 27.03.2024, BGBl. 2024 I Nr. 108. https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/108/VO.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
7. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): XRechnung – der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. https://xeinkauf.de/xrechnung/ (abgerufen am 2. Oktober 2026)
8. Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-X – Beschreibung des Formats. https://www.ferd-net.de/standards/zugferd (abgerufen am 2. Oktober 2026)
9. Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV), § 3; siehe auch § 4. https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__3.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
10. Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14a Absatz 5 (Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“); zu Bauleistungen § 13b Absatz 2 Nummer 4. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14a.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
11. Holzbau Deutschland – Bund Deutscher Zimmermeister im Zentralverband des Deutschen Baugewerbes e. V.: Lagebericht Zimmerer/Holzbau 2026. Stand Juli 2026. https://www.holzbau-deutschland.de/fileadmin/user_upload/eingebundene_Downloads/Lagebericht_2026_mit_Statistiken.pdf (abgerufen am 2. Oktober 2026)
12. Abgabenordnung (AO), § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html (abgerufen am 2. Oktober 2026)
13. Bundesministerium der Finanzen: Schreiben vom 15. Oktober 2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (ändert und ergänzt das Schreiben vom 15. Oktober 2024, BStBl I S. 1320). https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5 (abgerufen am 2. Oktober 2026)

ZitiervorschlagSLLR Global (2026): E-Rechnung im Holzbau: Was bis 2027 und 2028 umzustellen ist. Whitepaper P 01, Stand 2. Oktober 2026. https://www.sllr-global.com/publikationen/e-rechnung-holzbau.html