ERP Holzbau · Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement im Handwerk: jedes Dokument liegt dort, wo man es sucht

Der Prüfbericht gehört zum Fahrzeug, der Lieferschein zur Baustelle, das Angebot zum Kunden. In ERP Holzbau hängen Dokumente am Vorgang – nicht in einer Ordnerstruktur, die nur einer versteht.

Demo anfragen → So funktioniert die Ablage

Läuft im Browser – Handy, Tablet, PC
Für Betriebe mit 5 bis 80 Beschäftigten
Daten in der EU

01 / Ausgangslage

Warum die Ordnerstruktur auf dem Server nicht reicht.

Jeder Betrieb hat ein Laufwerk mit Ordnern je Baustelle. Das Problem ist nicht das Ablegen, sondern das Wiederfinden – und alles, was nie auf dem Laufwerk ankommt.

Alltag

Wo Dokumente im Handwerk liegen.

Fotos auf Handys, Lieferscheine im Bauwagen, Angebote im Mailpostfach, Prüfberichte im Ordner der Werkstatt. Wer nach zwei Jahren einen Gewährleistungsfall hat, sucht an fünf Orten.

Dazu kommen Aufbewahrungspflichten: Geschäftsunterlagen sind je nach Art mehrere Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Welche Frist für welche Unterlage gilt, sagt Ihnen Ihr Steuerbüro.

Dokument	Wo es hingehört
Angebot, Rechnung, Schreiben	Zum Kunden und zum Beleg.
Lieferschein, Plan, Abnahmeprotokoll	Zur Baustelle.
Prüfbericht, Fahrzeugschein	Zum Fahrzeug.
Führerschein, Lehrgangsnachweis	Zum Mitarbeiter.
Preisliste, Rahmenvertrag	Zum Lieferanten.

02 / Lösung

Dokumente hängen am Vorgang – und erben dessen Rechte.

Wer die Baustelle öffnet, sieht ihre Dokumente. Wer keine Personalrechte hat, sieht keine Personaldokumente.

In ERP Holzbau

Ablage, Erzeugung, Versand.

Hochgeladen werden PDF, Bilder, Office-Dateien, CSV, Text und ZIP bis 25 MB. Jedes Dokument hat Art, Bezug, Status und Version. Angebote, Rechnungen und Schreiben erzeugt das System selbst als PDF mit Ihrem Briefkopf.

Der Versand per E-Mail wird protokolliert; versendete Dokumente werden nicht gelöscht, sondern archiviert. Fotos und Nachweise der Baustelle beschreibt Baustellendokumentation.

Funktion	Was sie leistet
Ablage am Vorgang	Kunde, Baustelle, Angebot, Rechnung, Fahrzeug, Mitarbeiter, Lieferant, Bestellung.
Suche und Filter	Nach Titel, Art, Bezug und Status.
Versionen	Je Bezug fortlaufend; jede Datei mit Prüfsumme.
PDF mit Briefkopf	Angebot, Rechnung, freies Schreiben – mit Logo und Firmenangaben.
Versandprotokoll	Wer hat wann was an wen geschickt.
Rechte je Bezug	Vertrieb, Stammdaten, Lager, Flotte und Personal sind getrennt.

Dokumente · Firmenprofil

03 / Ablauf

So kommt Ordnung in die Ablage.

Niemand räumt zehn Jahre Laufwerk auf. Der Einstieg beginnt mit den laufenden Baustellen.

Firmenprofil einrichten

Logo, Adresse, Bank, Fußzeile – einmal, für alle Belege.

Am Vorgang ablegen

Baustelle öffnen, Dokument hochladen oder mit dem Handy fotografieren.

Belege erzeugen

Angebot und Rechnung als PDF aus dem System, automatisch abgelegt.

Wiederfinden

Über den Vorgang oder die Suche in der Ablage.

04 / Abgrenzung

Was dieses Dokumentenmanagement nicht ist.

Ein eigenständiges DMS kann mehr – und kostet entsprechend. Die Ablage in ERP Holzbau ist für den Alltag des Betriebs gebaut.

Abgrenzung

Ablage am Vorgang, kein Archivsystem.

ERP Holzbau ist kein zertifiziertes revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Es gibt keine Texterkennung in gescannten Dokumenten, keinen automatischen Posteingang und keine Synchronisation mit Laufwerken.

Aufgabe	In ERP Holzbau
Ablage, Versionen, Suche nach Titel	Enthalten.
PDF-Erzeugung und Versandprotokoll	Enthalten.
Zertifiziertes GoBD-Archiv	Nicht enthalten.
Texterkennung (OCR), Volltextsuche im Dokument	Nicht enthalten.
Eingangsrechnungen hochladen und freigeben	Enthalten.
Automatischer Posteingang	Nicht enthalten.

05 / Häufige Fragen

Häufige Fragen: Dokumentenmanagement.

Was ist ein DMS im Handwerk?

Ein Dokumentenmanagementsystem legt Dokumente zentral ab, macht sie auffindbar und regelt, wer sie sehen darf. Im Handwerk heißt das vor allem: Dokumente hängen an Baustelle, Kunde, Fahrzeug oder Mitarbeiter statt in persönlichen Ordnern.

Welche Dateitypen kann ich ablegen?

PDF, Bilder, Office-Dokumente, CSV, Textdateien und ZIP-Archive bis 25 MB je Datei.

Ist die Ablage GoBD-konform?

ERP Holzbau ist nicht als revisionssicheres Archiv zertifiziert. Wie Sie steuerlich relevante Unterlagen aufbewahren, stimmen Sie mit Ihrem Steuerbüro ab.

Wo liegen die Dateien?

In einem Speicher in der EU, getrennt je Betrieb. Sie lassen sich jederzeit herunterladen.

Können Dokumente gelöscht werden?

Ja, solange sie nicht versendet wurden. Versendete Dokumente werden archiviert statt gelöscht, damit der Versand nachvollziehbar bleibt.

Kann ich Schreiben direkt im System verfassen?

Ja. Kunde wählen, Betreff und Text eingeben – das System erzeugt ein PDF mit Ihrem Briefkopf und legt es beim Kunden ab.

06 / Weiterlesen

Sehen Sie die Dokumente einer Baustelle auf einen Blick.

Eine Demo mit Ihren Artikeln, Ihren Baustellen und Ihrem Fuhrpark – in einer eigenen Demo-Umgebung, ohne Verpflichtung.

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