E-Rechnung im Handwerk 2027: Was für Zimmereien und Holzbaubetriebe jetzt gilt

Die E-Rechnung im Handwerk wird 2027 für viele Betriebe vom Thema für später zum Thema für jetzt. Empfangen müssen Sie elektronische Rechnungen schon seit 2025. Ab dem 1. Januar 2027 läuft für einen Teil der Betriebe auch die Schonfrist beim Ausstellen ab. Dieser Beitrag sortiert, was für Zimmereien und Holzbaubetriebe gilt, und endet mit einer Liste für die nächsten Wochen. Stand: 2. Oktober 2026. Der Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Kurz gesagt

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Ausnahmen nach Betriebsgröße gibt es nicht.
• Ausstellen: Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Betriebe noch Papier verwenden – oder ein PDF, wenn der Empfänger zustimmt. Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen der Regelfall.
• Private Bauherren: Rechnungen an Endverbraucher sind von der Pflicht nicht erfasst.

E-Rechnung im Handwerk 2027: Bin ich betroffen?

Drei Fragen genügen für die erste Einordnung.

1. An wen geht die Rechnung? Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmern im Inland: Bauträger, Generalunternehmer, Gewerbekunden, andere Handwerksbetriebe. Auch ein Vermieter ist nach der Erläuterung des Ministeriums Unternehmer.
2. Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz 2026? Liegt er über 800.000 Euro, ist der 1. Januar 2027 Ihr Stichtag. Liegt er darunter, haben Sie ein Jahr länger Zeit. Entscheidend ist der Umsatz, nicht der Gewinn. Die genaue Abgrenzung klärt Ihre Steuerberatung.
3. Wie hoch ist der Rechnungsbetrag? Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.

Wer nah an der Umsatzgrenze liegt, sollte nicht bis zum Jahresabschluss warten. Ein Blick auf die Zahlen im November reicht, um zu wissen, in welche Gruppe der Betrieb fällt.

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Seit 2025 gilt eine neue Definition. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Es ist eine „sonstige Rechnung“ – genau wie Papier.

Der Unterschied ist praktisch: Ein PDF kann ein Mensch lesen. Eine E-Rechnung kann ein Programm lesen, ohne dass jemand Beträge abtippt. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate üblich:

• XRechnung: ein reiner Datensatz. Zum Lesen brauchen Sie ein Anzeigeprogramm.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL): ein PDF mit eingebettetem Datensatz. Menschen lesen das PDF, Programme den Datensatz.

Ein Punkt wird oft übersehen: Weichen bei ZUGFeRD das sichtbare PDF und der Datensatz voneinander ab, zählt nach Auskunft des Ministeriums der Datensatz. Prüfen Sie eingehende Rechnungen deshalb nicht nur am Bild. Die Finanzverwaltung stellt dafür über das ELSTER-Portal ein Anzeigeprogramm bereit.

Der Zeitstrahl

Typische Fälle im Holzbau

Rechnung an Bauträger oder Generalunternehmer. Das ist der klassische Fall der Pflicht. Für Bauleistungen gibt es eine Erleichterung: Nach der Erläuterung des Ministeriums genügt es „jedenfalls derzeit“, wenn im Datensatz die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis darf als lesbare Anlage beiliegen. Im Datensatz muss eindeutig auf diese Anlage hingewiesen werden.

Stundenlohnarbeiten. Stundennachweise dürfen als ergänzende Anlage, zum Beispiel als PDF, in der E-Rechnung enthalten sein. Die Pflichtangaben selbst gehören in den Datensatz.

Abschlagsrechnungen. Abschlagsrechnungen, die Sie vor Ihrem Stichtag stellen, müssen keine E-Rechnungen sein – auch dann nicht, wenn Leistung und Zahlung erst danach liegen. In der Schlussrechnung dürfen die bereits erhaltenen Abschläge in einer beigefügten Anlage abgesetzt werden, wenn der Datensatz ausdrücklich darauf verweist.

Nachunternehmer. Arbeiten Sie für ein anderes Bauunternehmen, schuldet häufig der Auftraggeber die Umsatzsteuer (§ 13b Umsatzsteuergesetz). Wichtig: Die Ausnahme für Kleinbeträge gilt für solche Leistungen nicht. Ob der Fall bei Ihnen vorliegt, weiß Ihre Steuerberatung.

Private Bauherren. Hier besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Eine Rechnung müssen Sie bei Bauleistungen trotzdem schreiben, und zwar innerhalb von sechs Monaten. Der private Empfänger muss sie zwei Jahre aufbewahren.

Öffentliche Auftraggeber. Für Behörden gelten eigene Regeln neben dem Umsatzsteuerrecht. Nur hier brauchen Sie eine Leitweg-ID – die Kennung der Behörde, an die die Rechnung geht. Zwischen Unternehmen ist sie nicht nötig. Welche Vorgaben eine Stadt oder ein Landkreis macht, fragen Sie am besten direkt beim Auftraggeber.

Die Eingangsseite. Der Holzhandel, der Gerüstbauer und der Lieferant der Verbindungsmittel dürfen Ihnen längst E-Rechnungen schicken. Das Ministerium nennt sogar den Materialeinkauf im Baumarkt als Beispiel: Auch dort ist über 250 Euro eine E-Rechnung fällig, sobald der Händler die Übergangsregeln nicht mehr nutzt.

Checkliste für die nächsten Wochen

1. Postfach festlegen. Eine feste Adresse für Eingangsrechnungen, die auch im Urlaub jemand liest. Lieferanten informieren.
2. Lesen können. Ein Anzeigeprogramm für XRechnung und ZUGFeRD ausprobieren, bevor die erste echte Rechnung kommt.
3. Ablage regeln. Die Originaldatei aufbewahren, nicht den Ausdruck. Wer legt ab, wer findet es im Vertretungsfall?
4. Kunden kennzeichnen. Unternehmer, Privatperson oder öffentliche Hand – davon hängt ab, was Sie schulden.
5. Stammdaten prüfen. Vollständige Firmennamen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihrer Geschäftskunden.
6. Rechnungsprogramm fragen. Welche Formate erzeugt es, ab wann, und zu welchen Bedingungen? Lassen Sie sich eine Testdatei geben.
7. Rechnungsarten durchgehen. Abschlag, Schlussrechnung, Regie, Nachunternehmerleistung, Korrektur. Wer eine E-Rechnung berichtigt, muss nach Ablauf der Übergangsfrist auch die Berichtigung als E-Rechnung ausstellen.
8. Umsatz 2026 prüfen. Stichtag 2027 oder 2028 mit der Steuerberatung festhalten.
9. Testlauf. Eine Testrechnung mit einem Stammkunden und mit der Steuerberatung austauschen – in einer ruhigen Woche, nicht am 2. Januar.

Aufbewahren: acht Jahre, und zwar die Datei

Unternehmen bewahren ausgestellte und erhaltene Rechnungen acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der Datensatz unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck ersetzt ihn nicht.

Ein Beispiel aus dem Alltag (ausgedacht): Eine Zimmerei bekommt die Rechnung des Holzhändlers als ZUGFeRD-Datei. Die Bürokraft druckt sie aus, heftet sie zum Lieferschein und löscht die E-Mail. Damit fehlt genau das Stück, das aufzubewahren ist. Besser: Datei in einen festen Ordner je Jahr und Lieferant, Ausdruck nur als Arbeitskopie.

Was Software dazu beitragen kann

Einen normgerechten Datensatz schreibt niemand von Hand. Ohne ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt, geht es also nicht. Sinnvoll ist, wenn die Rechnung aus den Daten entsteht, die im Betrieb ohnehin anfallen: Kunde, Baustelle, Stunden, Material. Jedes Abtippen ist eine Fehlerquelle.

Wir versprechen an dieser Stelle bewusst nichts. ERP Holzbau führt Kunden, Angebote, Rechnungen und Zahlungen je Baustelle in einem System. Welche Ausgabeformate für E-Rechnungen zu Ihrem Stichtag zur Verfügung stehen, klären wir im Gespräch verbindlich. Stellen Sie diese Frage jedem Anbieter – auch uns –, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

Wer tiefer einsteigen will: Unser Whitepaper E-Rechnung im Holzbau geht die Rechtslage nach Kundengruppen durch. Fragen zum Ablauf in Ihrem Betrieb beantworten wir gern in einer Demo.

Quellen

Alle Quellen wurden am 2. Oktober 2026 abgerufen und die Aussagen dort geprüft.

• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
• Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen
• Umsatzsteuergesetz, § 27 Absatz 38 Übergangsvorschriften
• Umsatzsteuergesetz, § 14b Aufbewahrung von Rechnungen
• Umsatzsteuergesetz, § 13b Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 Rechnungen über Kleinbeträge